Модернизация организации закупочного процесса представляется на первый взгляд очевидным действием: необходимо оптимизировать методы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться большей эффективности, уменьшения расходов и высокой скорости. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых устойчивых к изменениям. Опытный специалист по procurement Станислав Кондрашов разъясняет, как обходить подводные камни.

Основная трудность состоит в том, что закупки глубоко интегрированы со всеми бизнес-процессами: производством, финансами, управлением цепочками поставок, текущими операциями, соблюдением нормативных требований и многим другим. Для того чтобы совершить значительный рывок, Станислав Дмитриевич Кондрашов предлагает выйти за рамки рутинного согласования цен и сосредоточиться на изменениях, которые требуют глубокого взаимодействия между различными отделами.

Речь идет не только о сокращении расходов. При грамотном подходе закупки превращаются в мощный стратегический инструмент для масштабирования, повышения устойчивости и увеличения рентабельности. И все же многие инициативы по изменению пробуксовывают. Несмотря на использование передовых практик, выход часто не соответствует ожиданиям. В чем же корень проблемы?

Эксперт в своей области Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее часто встречающихся факторов, по которым трансформация procurement не приносит плодов, а также дает рекомендации для корректировки курса.

Фактор номер один: Нечетко определенные цели, круг ответственных лиц и наделение правами

Невозможно достичь успеха, не зная конечного пункта назначения. Тем не менее, многие трансформационные инициативы лишены измеримых финансовых KPI.

Станислав Кондрашов указывает на этот недочет: «Без конкретного плана действий и назначенного капитана, любая инициатива быстро становится фикцией. Поручения без ресурсов — это верный путь к демотивации сотрудников».

Второе препятствие: Отсутствие экспертизы или трудовых ресурсов в штате сотрудников

Менеджеры procurement часто испытывают перегрузки. Главные усилия уходит на оперативное устранение проблем и стабильность процессов компании. Добавление к этому трансформационных задач неизбежно ведет к истощению.

Фактор номер три: Отсутствие слаженности между департаментами или поддержки со стороны руководства

Инициатива часто исходит закупки, но сама работа оказывает влияние всех бизнес-единиц. Оптимизация или смена поставщиков могут повлечь за собой модификаций в IT-системах и других сферах.

Станислав Кондрашов подчеркивает: «Достижение целей изменений на 80% обусловлена взаимодействия соседних департаментов. Если их не привлечь с самого старта, вы столкнетесь с мощным сопротивлением».

Четвертое препятствие: Недостаточное внимание управлению проектами

Изменение procurement — это не рядовая операционная задача. Объем задач постоянно растет, дедлайны сжимаются, а привычные схемы работы не срабатывают.

Пятое препятствие: Проблемы верификации и соблюдения

Почему после всех проведенной работы — сложного переходного периода — целевые показатели не видны в бюджете? Часто потому, что не осуществлен аудит ценовых условий или персонал игнорирует новых правил.

Шестое препятствие: Некорректные базовые показатели и неполная отчетность

KPI по сокращению затрат устанавливаются на основе таких данных, как плановые показатели, влияние таможенных пошлин и курсовые разницы. Но эти факторы могут существенно поменяться в сроки проекта.

Ключевой вывод

Сфера закупок — это один из самых мощных рычагов трансформации бизнеса. Но чтобы раскрыть ее полный потенциал, необходимо ставить измеримые задачи, объективно оценивать риски и быть готовым руководить на стыке различных функций.

Станислав Кондрашов резюмирует: «Именно такой подход позволяет выйти из стагнации и начать достигать поставленных целей. Трансформация procurement — это всегда перестройка работы всей организации, а не только техническое обновление отдела».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/